Werkkostenregeling toepassen bij payrollbedrijven

De werkkostenregeling… Hoe moet die worden toegepast als je medewerkers via een payrollbedrijf worden verloond?

De maand december is begonnen en deze maand staat doorgaans voor geschenken geven en ontvangen zowel privé als zakelijk. De Belastingdienst hanteert een aantal spelregels (de werkkostenregeling) als het gaat om zakelijk geschenken geven aan medewerkers. Als u klant bent bij een payrollbedrijf en het payrollbedrijf de juridisch werkgever is van uw medewerkers kunt u met deze werkkostenregeling rekening houden.

De werkkostenregeling uitgelegd

Om het simpel uit te leggen hierbij drie ‘stappen’ om uit te vinden of een vergoeding of geschenk onder de spelregels van de Belastingdienst (WKR) valt of niet.

• Alles wat de werkgever vergoed of verstrekt aan een werknemer wordt in eerste instantie tot het loon gerekend. Een aantal vergoedingen zoals de reiskostenvergoeding tot 0,19 cent per KM valt niet onder de WKR. Welke dit zijn leest u op de website van de Belastingdienst.
• Een deel van die vergoedingen kunnen door de (juridisch) werkgever als eindheffingsbestanddeel aangewezen worden. Dit deel mag maximaal 1,2% van de loonsom zijn. Die 1,2% is dan belastingvrij en wordt ook wel de vrije ruimte genoemd en mag dus vrij vergeven (zonder belasting) worden.

• Is een geschenk of vergoeding duurder of hoger dan die 1,2%? Dan moet de (juridisch) werkgever over het meerdere van het bedrag 80% eindheffing betalen aan de Belastingdienst.

De werkkostenregeling via Payrollplaats

Klanten van Payrollplaats kunnen hun medewerkers ook een geschenk of gratificatie geven via Payrollplaats en verrekenen op de loonstrook. Wilt u een eindejaarsgratificatie geven die niet belast wordt? Dan kan Payrollplaats tot 1,2% van de loonsom van de medewerker netto uitkeren en netto doorrekenen. Is dit bedrag hoger dan die 1,2 % dan is Payrollplaats genoodzaakt die 80% belasting in rekening te brengen.

Wilt u dit gedoe niet? Dan adviseren wij om een gratificatie bruto uit te keren. Dit kan tegen een gereduceerde payroll factor, want over die gratificatie hoeft Payrollplaats niet alle lasten die normaliter wel in de payroll factor zitten verrekend te worden.

Contact

Wilt u meer weten over het bijzonder belonen van uw medewerkers waar Payrollplaats juridisch werkgever voor is? Neem contact met ons op!