Het identiteitsbewijs en de werkgever

Het identiteitsbewijs. Veel instanties, waaronder werkgevers, willen een kopie van een paspoort of ID-kaart. Wat mag wel en wat mag niet…

Wat is een identiteitsbewijs?

Er zijn in Nederland twee identiteitsbewijzen die je bij je gemeente kunt verkrijgen: een paspoort en een ID-kaart. Vaak wordt gedacht dat een rijbewijs ook een identiteitsbewijs is, maar een rijbewijs is een legitimatiebewijs. Met een paspoort kun je de hele wereld over reizen en je identificeren en een paspoort is 10 jaar geldig. Met een identiteitskaart kun je je voornamelijk in Europa identificeren en die is 5 jaar geldig.

Een werkgever en het identiteitsbewijs

In de wet is vastgelegd dat een werkgever een kopie van het paspoort of een ID-kaart in zijn loonadministratie moet hebben. Bij aanvang van het werk moet de werkgever controleren of het document daadwerkelijk van de werknemer is en een kopie maken voor in zijn administratie. Wanneer de arbeidsinspectie langs komt, moet een kopie overhandigt kunnen worden. Verloopt tijdens het werk de ID-kaart dan is een nieuwe kopie niet noodzakelijk. De werkgever is verplicht de kopie tot 5 jaar na uitdiensttreding te bewaren in zijn administratie.

Huurt u een flexwerker in via een payroll of uitzendonderneming? Dan moet u ook het ID-bewijs van de flexwerker controleren op echtheid, maar hoeft u geen kopie in uw administratie te bewaren.

Een uitzendbureau / payrollbedrijf en het identiteitsbewijs

Een payrollbedrijf, een uitzendbureau of een detacheerder is de juridische werkgever van flexwerkers die zij bemiddelen naar opdrachtgevers. Deze bedrijven moeten daarom aan bovenstaande wetgeving voldoen, echter mogen zij niet een kopie aan de opdrachtgever verstrekken. Een opdrachtgever van een payrollbedrijf of uitzendbureau is daarentegen wel verplicht om de identiteit aan de hand van het ID-bewijs te controleren.

Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Dit is te vinden bij de overheid op het internet of neem contact met Payrollplaats op.