Uitzendbureau starten? Welke software gaat u gebruiken?

De steeds verder gaande digitalisering dwingt u om persoonlijke aandacht aan de inlener en de flexwerker te geven om succesvol te zijn. Gaat u een uitzendbureau starten, dan kan er veel gedigitaliseerd worden, maar u maakt de match.

In dit blog leggen we uit welke keuzes u kunt maken in die digitale ondersteuning.

Algemeen

Over het algemeen geldt dat wanneer u kiest voor een franchiseconstructie of het uitbesteden van de backoffice, u afhankelijk bent en blijft van de softwarekeuzes van die partij. De keuze voor een pakket doet u doorgaans maar één keer. Het is dus verstandig om goed op een rij te zetten wat de functionaliteiten zijn van de diverse pakketten die partijen aanbieden. Een aantal vragen die u kunt stellen zijn:

• Krijgt u een eigen online omgeving waarin uw inleners en medewerkers hun uren kunnen beheren en door kunnen geven?
• Kunnen uw flexwerkers zich online inschrijven voor de verloning in uw software?
• Is er de mogelijkheid om contracten en dergelijke digitaal te versturen én digitaal te laten ondertekenen?
• Is er een goede koppeling met uw administratiepakket?

Wanneer het antwoord op deze drie vragen ja is, scheelt u dat een enorme papierwinkel en kostbare tijd! Bijkomend voordeel is dat het transparant is richting de flexwerker en inlener. De drie grote partijen (Easyflex, UBplus, Helloflex) die software aanbieden voor de uitzendbranche, zijn volop in ontwikkeling en hebben een concurrerend aanbod als het gaat om digitalisering van het werkproces.

Communicatiesoftware

Onder communicatiesoftware verstaan we de software die een link legt tussen uw administratie en uw klanten. De grotere uitzendbureaus hebben allemaal online urenregistratie waarin het registreren en goedkeuren van de gewerkte uren centraal staat. Deze portals worden steeds verder ontwikkeld als communicatiemiddel en in app vorm aangeboden. Functionaliteiten die worden toegevoegd zijn het zelf roosteren, CV beheer of het aanpassen van NAW gegevens.
Grotere uitzendbureaus besteden steeds meer geld aan deze digitalisering en willen hierin vooroplopen.

Veel kleine uitzendbureaus werken nog met papieren urenbriefjes met een fysieke handtekening van de inlener als goedkeuring. De flexwerker brengt ze langs of mailt ze en het uitzendbureau voert de urenbriefjes in binnen de administratiesoftware. Dit zijn vele handelingen en is erg foutgevoelig. U kunt zich afvragen of u dit wilt of dat u kiest voor online urenverwerking. Voordeel van online urenverwerking is dat het transparant te maken is en tegenwoordig via diverse mobiele apparaten benaderbaar is. Een nadeel is dat er data in ‘the cloud’ zweven, met een klein (maar mogelijk) risico dat het gehackt wordt.

Gaat u een uitzendbureau starten dan is het belangrijk dat deze uitzendbureau software goed aansluit bij uw wensen en hoe u uw klanten wilt benaderen. Het is deels het visitekaartje van uw bedrijf en tevens kan het u veel werk uit handen nemen.

Administratiesoftware

Software bouwen voor verloningen is zeer gecompliceerd. Er zitten heel veel variabelen in en er zijn weinig partijen die een compleet pakket hebben. En als het pakket er is, is het vaak niet te koppelen aan uw communicatie en matching software. Deze software is de basis van uw bedrijf als u er voor kiest om zelf de administratie te doen, maar ook in het geval als u franchisenemer bent. Besteed u uw backoffice uit? Dan is dit minder relevant.

Deze software is de basis, omdat uw flexwerkers vanuit dat systeem hun salaris krijgen, u de loonpremies afdraagt en u uw facturen opstelt naar uw klanten. Laat u goed informeren wat de software kan, hoe gebruiksvriendelijk het is, welke nieuwe functionaliteiten er nog ontwikkeld worden en hoe het gekoppeld kan worden aan uw andere software zoals uw CRM-pakket en uw eventuele communicatiesoftware.

Matching tools en CV Database

Uw administratie en communicatie heeft u nu goed geregeld. Maar waar laat u al die kandidaten en de vacatures? Hoe registreert u die en hoe koppelt u kandidaten aan vacatures? Uiteraard kunt u in het begin nog kandidaten op uw PC opslaan of in een Excelsheet bijhouden. Maar al snel merkt u dat u teveel kandidaten hebt voor uw vacatures en is uw Excelsheet niet meer overdraagbaar als u er een collega bij krijgt.

Er zijn weinig systemen die dit goed kunnen en veel leveranciers van software voor de backoffice hebben dit niet in huis. Franchisegevers voorzien vaak wel in deze software. Uitzendplaats | Recruitment Software heeft een matchingtool inclusief een CV database ontwikkeld die gekoppeld kan worden aan de administratie- en communicatiesoftware. Zij bieden u een geïntegreerd pakket wat ervoor kan zorgen dat de start van uw eigen uitzendbureau een vliegende start wordt.

Download gratis ons whitepaper: In 6 stappen naar uw eigen uitzendbureau